Przygotowywanie ofert handlowych

Planując ten wpis myślałem o przygotowaniu szablonu takiej oferty, lecz kiedy włączyłem program doszedłem do wniosku, że to by było zbyt proste i mogłoby zostać odczytane jako "jedyny słuszny" wzór, a to nie tędy droga.

Na co musisz zwrócić uwagę przygotowując ofertę dla potencjalnego kontrahenta?  Co zrobić, żeby była jak najbardziej przejrzysta?







Wiele firm posiada szablony ofert dla handlowców, w których zawarte są wszystkie dane firmy, czyli nazwa, adres, siedziba, oddziały oraz co ważne logo. Dlaczego logo jest tak ważne? Mimo, że klient nie dokona w danym terminie zakupu, to będzie kojarzył, że ofertę na elementy z danej branży przygotowała mu taka, a taka firma i kiedy pojawi się zapotrzebowanie odezwie się do Ciebie.
Otóż podstawą jest umieszczenie miejsca gdzie została stworzona ta oferta oraz daty.

Nie bez znaczenia jest również numer oferty, na który będzie można się powołać podczas zamawiania konkretnych elementów.

Właściwie przygotowana oferta jest niemalże jak list, czyli musi posiadać również odbiorcę, do którego ją adresujemy.

Warto zwrócić uwagę na numerowanie pozycji nawet, jeśli korzystamy z wyszczególnienia w tabeli, dlaczego? Otóż dzięki temu jeśli klient będzie chciał zamówić jedynie niektóre pozycje z oferty, to wystarczy, że odpisze "zamawiam pozycje 2, 5, 8...", bez zbędnego zamieszania.

Na dole oferty powinieneś wstawiać swoje dane, czyli imię, nazwisko, stanowisko oraz dane kontaktowe, aby jeśli pojawią się pytania o produkt, cenę, czy dostępność klient mógł szybko uzyskać odpowiedź.


Jak przygotować zawartość?

Załóżmy, że Pan Stefan złożyłby zapytanie o 10 sztuk uszczelek, 7 sztuk testerów szczelności i 1500 metrów przewodu X

W takim wypadku znacznie estetyczniej jest przygotować ofertę oraz wysłać ją w formacie PDF, niż w 3 słowa odpisać w treści maila, prawda?

Nazwa	Ilość	Cena (netto PLN/szt)
1. Uszczelka D 40	10	8,32
2. Tester szczelności 400 ml	7	34,92
3. Przewód poliuretan 8x6 mm	1500	1,11

Razem:

1992,64 PLN netto

Ważne są również takie informację, jak termin realizacji, ważność oferty, sposób płatności.

Co do terminu realizacji, to jeśli nie zależy on w 100% od Ciebie, to lepiej podać zawyżony i mile zaskoczyć kontrahenta, niżeli później musieć się tłumaczyć, dlaczego dostawa się opóźnia.


Pamiętaj!

Zapytanie o ofertę nie zawsze oznacza, że potencjalny klient dokona zakupu. Jeśli "goni" Cię czas, musisz sam dokonać oceny sytuacji, który klient daje większe prawdopodobieństwo zakupu.

Niejednokrotnie spotkałem się z tym, że potencjalny kontrahent prosił o ofertę "na odczepnego", czyli wcale nie chciał podejmować współpracy, a prosił o przygotowanie oferty, aby dać mu w końcu święty spokój, bo przecież zawsze może odpowiedzieć, że nie jesteś konkurencyjny i nie dokonać zamówienia.

A więc, dostałeś zapytanie, przygotowałeś ofertę, potwierdziłeś, że dotarła do odbiorcy, czekasz na zamówienie... czekasz 1 dzień, drugi, trzeci... Zapewne zastanawiasz się, co się dzieje.

Po wysłaniu oferty handlowej musisz ją monitować. Niejednokrotnie zdarza się, że handlowiec zapomina, że wysłał jakąś ofertę, albo stwierdził, że klient nie jest zainteresowany.

W większości firm, których standardy znam handlowcy dzwonią kontrolnie odnośnie oferty.

W ramach ciekawostki ostatnio podziwiałem upór handlowca jednej z firm, z którą współpracuję.

Zadzwoniłem z prośbą o przygotowanie oferty (nie jakiejś wielkiej, dosłownie kilkaset złotych).
Ofertę otrzymałem, po 3 dniach, kiedy nie odezwałem się w tej sprawie dzwonił do mnie, odpowiedziałem, że jeszcze się nie zdecydowałem i.... zapomniałem o sprawie w natłoku innych ważniejszych tematów.
Po tygodniu zadzwonił do mnie z zapytaniem, co się dzieje, czy cena jest ok, czy coś jeszcze powinien wyjaśnić. Dopiero wtedy sobie przypomniałem o tej ofercie i faktycznie dokonałem zakupu, bo potrzebowałem tego towaru.

Jak widzisz faktycznie w pracy handlowca konsekwencja w działaniach jest nieoceniona. Przecież mógł stwierdzić, że skoro się nie odzywam, to znalazłem lepszą ofertę i już jest po sprawie.

Dobrze jest dopieszczać klientów, nawet jeśli od ceny katalogowej nie odejmujesz rabatu, to możesz napisać, że cena została przygotowana SPECJALNIE dla danego kontrahenta, uwierz, że mile łechta to ego co poniektórych.

WAŻNE!

Oferty przygotowuj w formacie PDF, żeby nie "rozjeżdżały" się u klienta, czy też nie było możliwości ich edycji.