Przygotowywanie ofert handlowych

Planując ten wpis myślałem o przygotowaniu szablonu takiej oferty, lecz kiedy włączyłem program doszedłem do wniosku, że to by było zbyt proste i mogłoby zostać odczytane jako "jedyny słuszny" wzór, a to nie tędy droga.

Na co musisz zwrócić uwagę przygotowując ofertę dla potencjalnego kontrahenta?  Co zrobić, żeby była jak najbardziej przejrzysta?







Wiele firm posiada szablony ofert dla handlowców, w których zawarte są wszystkie dane firmy, czyli nazwa, adres, siedziba, oddziały oraz co ważne logo. Dlaczego logo jest tak ważne? Mimo, że klient nie dokona w danym terminie zakupu, to będzie kojarzył, że ofertę na elementy z danej branży przygotowała mu taka, a taka firma i kiedy pojawi się zapotrzebowanie odezwie się do Ciebie.
Otóż podstawą jest umieszczenie miejsca gdzie została stworzona ta oferta oraz daty.

Nie bez znaczenia jest również numer oferty, na który będzie można się powołać podczas zamawiania konkretnych elementów.

Właściwie przygotowana oferta jest niemalże jak list, czyli musi posiadać również odbiorcę, do którego ją adresujemy.

Warto zwrócić uwagę na numerowanie pozycji nawet, jeśli korzystamy z wyszczególnienia w tabeli, dlaczego? Otóż dzięki temu jeśli klient będzie chciał zamówić jedynie niektóre pozycje z oferty, to wystarczy, że odpisze "zamawiam pozycje 2, 5, 8...", bez zbędnego zamieszania.

Na dole oferty powinieneś wstawiać swoje dane, czyli imię, nazwisko, stanowisko oraz dane kontaktowe, aby jeśli pojawią się pytania o produkt, cenę, czy dostępność klient mógł szybko uzyskać odpowiedź.


Jak przygotować zawartość?

Załóżmy, że Pan Stefan złożyłby zapytanie o 10 sztuk uszczelek, 7 sztuk testerów szczelności i 1500 metrów przewodu X

W takim wypadku znacznie estetyczniej jest przygotować ofertę oraz wysłać ją w formacie PDF, niż w 3 słowa odpisać w treści maila, prawda?

Nazwa	Ilość	Cena (netto PLN/szt)
1. Uszczelka D 40	10	8,32
2. Tester szczelności 400 ml	7	34,92
3. Przewód poliuretan 8x6 mm	1500	1,11

Razem:

1992,64 PLN netto

Ważne są również takie informację, jak termin realizacji, ważność oferty, sposób płatności.

Co do terminu realizacji, to jeśli nie zależy on w 100% od Ciebie, to lepiej podać zawyżony i mile zaskoczyć kontrahenta, niżeli później musieć się tłumaczyć, dlaczego dostawa się opóźnia.


Pamiętaj!

Zapytanie o ofertę nie zawsze oznacza, że potencjalny klient dokona zakupu. Jeśli "goni" Cię czas, musisz sam dokonać oceny sytuacji, który klient daje większe prawdopodobieństwo zakupu.

Niejednokrotnie spotkałem się z tym, że potencjalny kontrahent prosił o ofertę "na odczepnego", czyli wcale nie chciał podejmować współpracy, a prosił o przygotowanie oferty, aby dać mu w końcu święty spokój, bo przecież zawsze może odpowiedzieć, że nie jesteś konkurencyjny i nie dokonać zamówienia.

A więc, dostałeś zapytanie, przygotowałeś ofertę, potwierdziłeś, że dotarła do odbiorcy, czekasz na zamówienie... czekasz 1 dzień, drugi, trzeci... Zapewne zastanawiasz się, co się dzieje.

Po wysłaniu oferty handlowej musisz ją monitować. Niejednokrotnie zdarza się, że handlowiec zapomina, że wysłał jakąś ofertę, albo stwierdził, że klient nie jest zainteresowany.

W większości firm, których standardy znam handlowcy dzwonią kontrolnie odnośnie oferty.

W ramach ciekawostki ostatnio podziwiałem upór handlowca jednej z firm, z którą współpracuję.

Zadzwoniłem z prośbą o przygotowanie oferty (nie jakiejś wielkiej, dosłownie kilkaset złotych).
Ofertę otrzymałem, po 3 dniach, kiedy nie odezwałem się w tej sprawie dzwonił do mnie, odpowiedziałem, że jeszcze się nie zdecydowałem i.... zapomniałem o sprawie w natłoku innych ważniejszych tematów.
Po tygodniu zadzwonił do mnie z zapytaniem, co się dzieje, czy cena jest ok, czy coś jeszcze powinien wyjaśnić. Dopiero wtedy sobie przypomniałem o tej ofercie i faktycznie dokonałem zakupu, bo potrzebowałem tego towaru.

Jak widzisz faktycznie w pracy handlowca konsekwencja w działaniach jest nieoceniona. Przecież mógł stwierdzić, że skoro się nie odzywam, to znalazłem lepszą ofertę i już jest po sprawie.

Dobrze jest dopieszczać klientów, nawet jeśli od ceny katalogowej nie odejmujesz rabatu, to możesz napisać, że cena została przygotowana SPECJALNIE dla danego kontrahenta, uwierz, że mile łechta to ego co poniektórych.

WAŻNE!

Oferty przygotowuj w formacie PDF, żeby nie "rozjeżdżały" się u klienta, czy też nie było możliwości ich edycji.

Asertywność... w pracy, ale i w życiu codziennym

Tak, jak napisałem pierwszym postem po powrocie do tego bloga jest ten oto traktujący o asertywności. Uwierz mi, że wcale nie tak łatwo jest mówić NIE. Oczywiście mówienie słowa NIE, kiedy coś Ci nie odpowiada nie jest pełnym określeniem asertywności.

Ważne, żebyś nie odczuwał wyrzutów sumienia, kiedy nie pomożesz koledze w pracy, czy nie dasz 2 zł człowiekowi, który żebrze na ulicy.

Na wstępie powiem Ci, czym tak na prawdę jest asertywność. Otóż jest to umiejętność mówienia o swoich uczuciach, na przykład: współpracownik Cię poprawia, wchodzi Ci w słowo w rozmowie z klientem.
Możesz wtedy nic nie mówić i dusić w sobie negatywne emocje, ale uwierz mi, że będziesz się wtedy źle czuł sam ze sobą, a w pewnym momencie nagromadzona złość po prostu wybuchnie.

Rozwiązanie nieasertywne (po którym na pewno rozmówca nie będzie Ci przychylny):
"Słuchaj stary, weź się od****dol, wiem co mam mówić"


Rozwiązanie asertywne:
"Słuchaj, nie wtrącaj się proszę, kiedy rozmawiam z klientem, bo źle się wtedy czuję"

Po takim wyjaśnieniu sprawy nie powinno być wątpliwości, bo nie dość, że dajesz do zrozumienia, że pewne zachowanie Ci nie odpowiada, to mówisz, jak się wtedy czujesz, a tego nikt nie może zanegować.




PAMIĘTAJ, że męczące Cię zachowania będą się powtarzały, bo być może ktoś po prostu nie wie, że tak się wtedy czujesz, dopóki mu o tym nie powiesz.


Najlepszym rozwiązaniem jeśli chcesz utrzymać pozytywne relacje z daną osobą jest również ukazanie chęci współpracy.

"Słuchaj, nie wtrącaj się proszę, kiedy rozmawiam z klientem, bo źle się wtedy czuję, wiem, że chcesz dobrze, ale jeśli będę potrzebował pomocy, to na pewno Cię zapytam".

W ten sposób robisz sobie furtkę do otrzymania pomocy, kiedy będziesz jej potrzebować.




Kiedy ktoś pyta Cię o Twoje prywatne sprawy:

Nieasertywnie: "nie bądź taki wścibski"
Asertywnie: "Czuję się niezręcznie, kiedy pytasz mnie o moje prywatne sprawy, proszę Cię szanujmy swoją prywatność".

Jak widzisz jest pewien schemat wypowiedzi asertywnej.

Uczucie, jakie odczuwasz + sytuacja o którą chodzi+ zachowanie, jakiego oczekujesz +[opcjonalnie] chęć podtrzymania rozmowy/kontaktu

Jeśli chcesz komukolwiek pomóc w czymkolwiek, najpierw musisz pomóc sam sobie.

Asertywność przydaje się bardzo często podczas rozmów handlowych, na przykład kiedy ktoś chce wymusić na Tobie obniżenie ceny danego produktu:



- ale czemu bez rabaciku?/może jakiś rabacik do tego?/pan da rabat, to ja biorę
- proszę pana, oferuję Panu produkt wysokiej jakości, pełnowartościowy, doskonale rozumiem, że chciałby pan zarobić na tym jak najwięcej, ale proszę również zrozumieć mnie, ja również chcę zarobić na tej transakcji.


Niestety, zawód handlowca niejednokrotnie porównywany jest do najstarszego zawodu świata i jest w tym sporo racji, gdyż "kiedy ktoś pluje Ci w twarz, ty uśmiechasz się i zaczynasz opowiadać o pogodzie, bo coś pada"


Współpracuję z moim zdaniem mistrzem sprzedaży, który potrafi bardzo szybko zbić rozmowę na inny tor, kiedy mowa o rabatach, w trakcie której to rozmowy klient zapomina, że w ogóle o to pytał.

- to jeszcze jakiś rabacik do tego i będziemy zadowoleni
- panie, ja już taką cenę panu zrobiłem, że dzieci do końca miesiąca będą chleb z masłem jadły, bo na dżem nie wystarczy, a tak poza tym....(zmiana tematu)

Jeszcze nie widziałem sytuacji, żeby klient dostał rabat większy, niż zaproponowany na początku.

O asertywności pisze się książki, jeden post na blogu to niewiele, ale myślę, że wyjaśniłem Ci, "z czym to się je".

Come Back

Witam Was ponownie,

Z uwagi na sporo zmian takich, jak nowa praca i rozpoczęcie własnej działalności nie miałem za bardzo głowy do pisania tutaj. Na dzień dzisiejszy powoli wszystko się stabilizuje, więc i czasu więcej m. in. na pisanie.

Jeszcze dzisiaj pojawi się post odnośnie asertywności wraz ze wstępem do negocjacji handlowych.

Kolejne posty, jakie planuję w najbliższym czasie zamieścić to:

- negocjacje handlowe
- przygotowywanie ofert
- prowadzenie działalności (początki)
- problemy na jakie trafiamy w pracy handlowca
- co tak na prawdę możemy odliczyć od podatku prowadząc własną działalność
- czy samozatrudnienie jest obecnie dobrym pomysłem na pracę
- marketing 3.0, czyli jak przy użyciu nowych technologii możemy dotrzeć do potencjalnych klientów

oraz wiele innych



Pozdrawiam Was wszystkich i zachęcam do czytania.